Pagamentos e Faturamento para Academias de BJJ

O dinheiro que entra e o motor da sua academia e o que permite que voce continue fazendo o que ama. Pagamentos atrasados, cartoes recusados e conversas constrangedoras de cobranca drenam a energia que deveria ir para o ensino e o crescimento do seu negocio.

Este guia aborda tudo o que voce precisa para sistematizar os pagamentos da sua academia: desde a estruturacao de precos ate a automacao de cobrancas e o tratamento de inadimplencia sem perder alunos ou sua paz de espirito.

Sumario

1. O Custo Real da Ma Gestao de Pagamentos
2. Modelos de Precificacao para Academias
3. Cobranca Recorrente Automatizada
4. Lidando com Pagamentos com Falha
5. Comunicacao sobre Pagamentos Atrasados
6. Metodos de Pagamento por Regiao
7. Relatorios Financeiros Basicos
8. Escolhendo o Software de Pagamentos

O Custo Real da Ma Gestao de Pagamentos

A maioria dos donos de academia subestima quanto a ma gestao de pagamentos custa. Nao e apenas o dinheiro que voce nao recebe; e o tempo, a energia e os alunos que voce perde no processo.

Os Numeros que Importam

Considere uma academia tipica com 80 alunos a R$200/mes:

Receita mensal teorica: R$16.000

Perdas tipicas sem um sistema automatizado:

Total anual: Entre R$6.000 e R$12.000 em receita perdida ou atrasada, alem das horas perdidas do seu tempo e energia.

O Custo Invisivel: Sua Energia

Alem dos numeros, ha um custo que nao aparece em nenhuma planilha: o desgaste mental.

Cada conversa constrangedora sobre dinheiro:

• Drena sua energia para ensinar.
• Potencialmente danifica a relacao com o aluno.
• Faz voce evitar o problema (piorando-o).
• Cria uma dinamica estranha na aula.

Os donos de academia com quem trabalhamos no MatGoat mencionam pagamentos como uma das partes mais estressantes de administrar seu negocio. Nao precisa ser assim.

A Alternativa: Sistemas que Funcionam Sozinhos

Academias com sistemas de pagamento bem configurados proporcionam:

• 40% menos pagamentos com falha gracas a tentativas automaticas.
• 60% menos tempo gasto na administracao de pagamentos.
• Zero conversas constrangedoras — o sistema cuida da comunicacao.
• Melhor retencao — menos alunos saem por atrito administrativo.

O investimento em automatizar pagamentos se paga em semanas, nao meses.

Modelos de Precificacao para Academias

Antes de automatizar cobrancas, voce precisa de uma estrutura de precos clara. O modelo que voce escolher afeta diretamente seu fluxo de caixa, retencao e capacidade de crescer.

Modelo 1: Mensalidade Unica

O mais simples: todos pagam o mesmo por acesso ilimitado as aulas.

Exemplo: R$250/mes para acesso a todas as aulas.

Vantagens:

• Facil de explicar e vender.
• Administracao minima.
• Alunos sabem exatamente o que estao pagando.

Desvantagens:

• Nao captura valor de alunos que pagariam mais.
• Pode ser uma barreira para alunos que so querem treinar 1-2x/semana.
• Dificil ajustar precos sem afetar todos.

Melhor para: Academias pequenas (menos de 50 alunos) que querem simplicidade.

Modelo 2: Planos por Frequencia

Precos diferentes baseados em quantas aulas por semana.

Exemplo:

• 2 aulas/semana: R$180/mes.
• 3 aulas/semana: R$230/mes.
• Ilimitado: R$280/mes.

Vantagens:

• Ponto de entrada mais baixo atrai mais alunos.
• Captura mais valor de alunos frequentes.
• Permite aumentos naturais de receita conforme o comprometimento de cada aluno cresce.

Desvantagens:

• Requer controle de frequencia.
• Alunos podem se sentir limitados.
• Mais complexidade administrativa.

Melhor para: Academias de medio porte que querem equilibrar acessibilidade com receita.

Modelo 3: Planos por Programa

Precos diferentes baseados no tipo de programa.

Exemplo:

• BJJ Adulto: R$250/mes.
• BJJ Kids: R$180/mes.
• BJJ + No-Gi: R$300/mes.
• Aulas de Competicao: R$350/mes.

Vantagens:

• Reflete o valor diferente de cada programa.
• Permite especializacao.
• Pais apreciam precos diferenciados para criancas.

Desvantagens:

• Pode complicar a decisao de compra.
• Alunos podem sentir que estao sendo cobrados por tudo.

Melhor para: Academias com multiplos programas diferenciados e muitas aulas.

Modelo 4: Mensalidade Base + Complementos

Uma mensalidade base com complementos opcionais.

Exemplo:

• Mensalidade base (BJJ fundamental): R$200/mes.
• +Aulas avancadas: +R$50/mes.
• +No-Gi: +R$50/mes.
• +Aulas particulares (2/mes): +R$300/mes.
• +Acesso a videos: +R$30/mes.

Vantagens:

• Maxima flexibilidade para o aluno.
• Multiplas oportunidades de faturamento.
• Preco base baixo reduz a barreira de entrada.

Desvantagens:

• Pode ser um pouco complicado para certos alunos.
• Mais complexo de gerenciar e comunicar.
• Requer software capaz de lidar com multiplos produtos.

Melhor para: Academias grandes com ofertas diversificadas.

Qual Modelo Escolher?

A chave e comecar simples e adicionar complexidade somente quando o volume justificar. Cada faixa de preco adicional requer mais administracao, a menos que voce tenha um sistema de pagamento automatizado.

Para aprofundar nas estrategias de precificacao, confira nosso guia Estruturando Planos de Mensalidade para BJJ (em breve).

Cobranca Recorrente Automatizada

Cobranca manual e inimiga do fluxo de caixa previsivel. Cada mes que voce depende de lembrar de cobrar, enviar boletos e perseguir pagamentos e um mes de estresse desnecessario.

Por Que Automatizar

Cobranca manual tipica:

1. No dia 1 do mes, voce gera boletos ou espera por pagamentos.
2. Envia por e-mail ou WhatsApp.
3. Espera pagarem.
4. Dia 5: comeca a cobrar quem nao pagou.
5. Dia 10: alguns ainda nao pagaram, mais mensagens.
6. Dia 15: decide se bloqueia o acesso ou nao.
7. Fim do mes: alguns pagaram, outros nao, e voce esta exausto.

Cobranca automatizada:

1. O sistema cobra automaticamente na data combinada.
2. Se falhar, faz novas tentativas automaticamente.
3. Se continuar falhando, envia notificacoes ao aluno.
4. Voce recebe um relatorio de quem pagou e quem nao pagou.
5. Voce so intervem em casos excepcionais.

Elementos de um Sistema Automatizado

1. Autorizacao de Pagamento

O aluno autoriza cobancas automaticas no cartao ou conta bancaria. Cada mes, o sistema cobra sem que ninguem precise fazer nada.

Configuracao basica:

• Data fixa de cobranca (recomendado: dia 1 ou 5 do mes).
• Descricao clara no extrato bancario.
• Notificacao ao aluno antes da cobranca (opcional mas recomendado).

2. Tentativas Automaticas

Quando um pagamento falha (cartao vencido, saldo insuficiente), o sistema faz novas tentativas automaticamente.

Estrategia de tentativas recomendada:

• Primeira tentativa: 3 dias depois.
• Segunda tentativa: 5 dias apos a primeira.
• Terceira tentativa: 7 dias apos a segunda.

As tentativas automaticas recuperam entre 30-50% dos pagamentos com falha sem nenhuma intervencao sua.

3. Atualizacao Automatica de Cartoes

Cartoes vencem. Os melhores processadores de pagamento tem acordos com as bandeiras para atualizar automaticamente os dados quando um cartao e renovado.

Isso e invisivel para voce e para o aluno, mas evita pagamentos com falha por cartoes vencidos.

4. Notificacoes Automaticas

O sistema envia e-mails ou SMS em momentos-chave:

• Confirmacao de pagamento quando ocorre.
• Aviso de pagamento proximo (opcional).
• Notificacao de pagamento com falha com link para atualizar o metodo.
• Lembretes de pagamentos pendentes.

Datas de Cobranca: Quando Cobrar?

Opcao A: Mesmo dia para todos

Todos os alunos sao cobrados no dia 1 (ou 5) do mes.

• Vantagens: Simples, previsivel, facil de conciliar.
• Desvantagens: Pico de carga no servidor, todos os problemas ocorrem no mesmo dia.

Opcao B: Data de aniversario

Cada aluno e cobrado no dia do mes em que se matriculou.

• Vantagens: Fluxo de caixa mais distribuido, menos picos de problemas.
• Desvantagens: Mais dificil de conciliar, menos previsivel.

Nossa recomendacao: Mesmo dia para todos, preferencialmente entre o dia 1 e 5 do mes. A simplicidade supera as pequenas vantagens do modelo de aniversario.

Lidando com Pagamentos com Falha

Mesmo com o melhor sistema, alguns pagamentos vao falhar. A diferenca entre academias que perdem dinheiro e as que nao perdem e como lidam com esses casos.

Por Que Pagamentos Falham

Fluxo de Recuperacao Recomendado

Dia 0: Pagamento falha

• Sistema registra a falha.
• Aluno ainda nao e notificado (pode ser temporario).

Dia 3: Primeira tentativa automatica

• Se funcionar: tudo resolvido.
• Se falhar: e-mail automatico para o aluno.

Assunto: Problema com seu pagamento na [Academia]

Oi [Nome],

Nao conseguimos processar sua mensalidade de [Mes].

Isso geralmente acontece por um cartao vencido ou
saldo temporariamente insuficiente. Voce pode atualizar
seu metodo de pagamento aqui:

[Botao: Atualizar Metodo de Pagamento]

Se tiver alguma duvida, responda este e-mail.

Abracos,
[Seu nome]

Dia 8: Segunda tentativa + segundo e-mail

• Tom um pouco mais urgente.
• Mencione que o acesso pode ser afetado.

Dia 15: Terceira tentativa + mensagem pessoal

• Um humano intervem aqui (voce ou seu gerente).
• Mensagem de WhatsApp ou ligacao.
• Objetivo: entender se ha um problema maior.

Dia 21: Decisao sobre acesso

• Se nao houver resposta: suspender acesso.
• Enviar e-mail claro explicando como reativar.
• Manter a porta aberta para retorno.

O Erro Mais Comum

Muitos donos de academias de BJJ e MMA suspendem o acesso tarde demais (ou nunca). Isso cria:

• Alunos treinando de graca por semanas.
• Ressentimento quando voce finalmente age.
• Um sinal para outros alunos de que pagamentos sao opcionais.

A regra: Seja compreensivo com as circunstancias, mas firme com os prazos. Se alguem tem problemas financeiros genuinos, ofereca opcoes (pausa, reducao temporaria). Mas se simplesmente nao pagam sem se comunicar, o acesso deve ser suspenso.

Para saber como comunicar pagamentos atrasados, confira nosso guia Comunicacao sobre Pagamentos Atrasados (em breve).

Comunicacao sobre Pagamentos Atrasados

Falar sobre dinheiro e desconfortavel. Mas o desconforto vem da improvisacao, nao do tema em si. Com mensagens preparadas, essas conversas se tornam rotina.

Principios de Comunicacao

1. Presuma boa intencao

A maioria dos pagamentos com falha nao sao tentativas de nao pagar. Sao cartoes vencidos, esquecimento ou problemas temporarios. Seu tom deve refletir isso.

Errado: “Seu pagamento falhou. Regularize sua situacao imediatamente.”

Certo: “Tivemos um problema ao processar sua mensalidade. Provavelmente e algo simples de resolver.”

2. Facilite a acao

Toda mensagem deve ter um caminho claro para resolver o problema. Nao faca o aluno adivinhar o que fazer.

Errado: “Por favor, entre em contato conosco para resolver esta questao.”

Certo: “Voce pode atualizar seu cartao aqui: [link]. Vai levar menos de um minuto.”

3. Escale gradualmente

Primeira mensagem: informativa e amigavel. Segunda mensagem: mais direta. Terceira mensagem: consequencias claras. Essa escalacao e justa e da oportunidades de resolver.

4. Separe dinheiro do relacionamento

Na aula, trate o aluno normalmente. A relacao de treino e a relacao administrativa sao separadas.

Scripts por Situacao

E-mail automatizado #1 (dia da falha):

Assunto: Pequeno problema com sua mensalidade de [Mes]

Oi [Nome],

Tentamos processar sua mensalidade de [Mes] mas nao deu certo.
Nao se preocupe, isso geralmente acontece quando o cartao venceu
ou houve um problema temporario com o banco.

Voce pode atualizar seu metodo de pagamento aqui:
[Botao: Atualizar Pagamento]

Se voce ja resolveu isso por outro meio, ignore esta mensagem.

Nos vemos no tatame!

[Seu nome]
[Academia]

E-mail automatizado #2 (dia 7):

Assunto: Lembrete: mensalidade de [Mes] pendente

Oi [Nome],

Sua mensalidade de [Mes] ainda esta pendente. Tentamos a
cobranca novamente sem sucesso.

Para evitar interrupcoes no seu treino, atualize seu
metodo de pagamento antes de [data]:

[Botao: Atualizar Pagamento]

Se voce esta com dificuldades ou precisa discutir opcoes,
responda este e-mail. Estamos aqui para ajudar.

Abracos,
[Seu nome]

WhatsApp pessoal (dia 14):

Oi [Nome], tudo bem?

Estou escrevendo porque faz umas duas semanas que estamos
tentando processar sua mensalidade sem sucesso. Esta tudo bem?

Se houver algum problema com o metodo de pagamento, aqui
esta o link para atualizar: [link]

E se tiver algo mais que a gente precise conversar, me fala
que a gente encontra uma solucao.

E-mail de suspensao (dia 21):

Assunto: Suspensao temporaria da sua matricula

Oi [Nome],

Como nao conseguimos processar sua mensalidade de [Mes] e
nao recebemos resposta as nossas mensagens anteriores,
suspendemos temporariamente seu acesso as aulas.

Entendemos que imprevistos acontecem. Quando voce estiver
pronto para voltar, basta:

1. Atualizar seu metodo de pagamento aqui: [link].
2. O acesso e reativado automaticamente.

Se preferir conversar antes de reativar, estou disponivel.

Esperamos ve-lo de volta em breve.

[Seu nome]

Casos Especiais

Aluno com dificuldades financeiras genuinas:

Se alguem te diz que esta passando por um momento dificil, voce tem opcoes:

• Pausa temporaria: 1-2 meses sem cobrar, mantem o historico.
• Mensalidade reduzida temporaria: 50% por X meses.
• Pague o que puder: Algo e melhor que nada e do que perder o aluno.
• Troca: Ajudar com limpeza/gestao em troca de treino.

O importante e que ELES iniciem a conversa. Nao ofereca descontos proativamente para alguem que simplesmente nao paga.

Aluno que evita o assunto:

Alguns alunos continuam vindo a aula ignorando mensagens sobre pagamentos. Isso requer uma conversa presencial:

"Oi [Nome], tem um minutinho depois da aula?
[Apos a aula, em particular]
Queria falar com voce sobre a mensalidade. Faz X semanas
que estamos tentando processar sem sucesso. Tem algo que
precisamos resolver?"

Direto, particular, sem drama.

Metodos de Pagamento por Regiao

O metodo de pagamento ideal varia dependendo de onde sua academia esta localizada. Oferecer as opcoes certas reduz o atrito e os pagamentos com falha.

Brasil

Principais metodos:

Recomendacao para o Brasil: Pix como metodo principal por sua praticidade e custo zero, com cartao de credito como segunda opcao para cobranca recorrente automatizada. Boleto como alternativa para quem nao tem cartao.

Espanha

Principais metodos:

Recomendacao para Espanha: Priorize Debito Direto SEPA. Menor custo, menos falhas, e os espanhois estao acostumados a pagar academias e assinaturas assim.

Mexico

Principais metodos:

Recomendacao para o Mexico: Cartao como metodo principal para recorrencia, OXXO como alternativa para quem nao tem cartao ou prefere dinheiro.

Estados Unidos

Principais metodos:

Recomendacao para EUA: ACH como metodo principal (menor custo, menos falhas que cartao), cartao como backup.

Relatorios Financeiros Basicos

Voce nao precisa ser contador para entender a saude financeira da sua academia. Alguns numeros-chave, revisados regularmente, te dao controle.

Metricas Mensais Essenciais

1. Receita Recorrente Mensal (MRR)

A soma de todas as mensalidades ativas.

Exemplo: 80 alunos x R$220 medio = R$17.600 MRR

Esse numero deve crescer mes a mes. Se cair, voce tem um problema de retencao.

2. Taxa de Recebimento

Porcentagem da cobranca que voce realmente recebe.

Formula: (Pagamentos recebidos / Pagamentos cobrados) x 100

Meta: 95%+

Se estiver abaixo de 90%, seu sistema de pagamento precisa de atencao urgente.

3. Pagamentos com Falha Pendentes

Quanto dinheiro esta “no ar” aguardando recuperacao.

Revise esse numero semanalmente. Se cresce constantemente, algo esta falhando no seu processo de recuperacao.

4. Tempo Medio de Recebimento

Quantos dias em media os pagamentos levam para ser processados.

Com automacao, deve ser 0-3 dias. Se for maior, voce esta cobrando pagamentos manualmente.

Relatorio Mensal Basico

Crie uma rotina para revisar esses numeros no dia 5 de cada mes (quando a maioria das cobrancas ja foi processada):

Sinais de Alerta

Alerta vermelho:

• Taxa de recebimento abaixo de 85%.
• Pagamentos com falha pendentes excedem 10% do MRR.
• MRR cai por dois meses consecutivos.

Atencao:

• Taxa de recebimento entre 85-92%.
• Aumento nos pagamentos com falha em relacao ao mes anterior.
• Cancelamentos excedem novas matriculas.

Saudavel:

• Taxa de recebimento acima de 95%.
• Pagamentos com falha resolvidos em menos de 14 dias.
• MRR cresce ou permanece estavel.

Para uma analise financeira mais aprofundada, confira Metricas Financeiras para Academias de BJJ (em breve).

Escolhendo o Software de Pagamentos

O software certo automatiza 90% do trabalho de cobranca. Mas nem todos os sistemas sao iguais, especialmente para academias de artes marciais.

Opcoes de Arquitetura

Opcao 1: Software de gestao com pagamentos integrados

Plataformas como o MatGoat que combinam gestao de alunos, frequencia e pagamentos em um unico sistema.

Vantagens:

• Tudo integrado: o aluno, sua frequencia e seus pagamentos em um so lugar.
• Menos ferramentas para gerenciar.
• Automacoes entre modulos (ex.: suspender acesso automaticamente se nao pagar).

Desvantagens:

• Voce depende de um unico fornecedor.
• As taxas podem ser maiores que processadores independentes, embora no MatGoat esse nao seja o caso.

Opcao 2: Software de gestao + processador externo

Voce usa um software para gestao (alunos, aulas) e outro para pagamentos (Stripe, PagSeguro, seu banco).

Vantagens:

• Pode escolher o processador mais barato.
• Mais flexibilidade.

Desvantagens:

• Dois sistemas para sincronizar.
• Mais trabalho manual.
• Sem automacoes cruzadas.

Nossa recomendacao: Para a maioria das academias, a integracao supera a pequena economia de usar sistemas separados. O tempo que voce economiza vale mais que a diferenca nas taxas.

Funcionalidades Essenciais

Funcionalidades Avancadas

Perguntas para Fazer aos Fornecedores

1. Qual e o custo total? Taxa por transacao + mensalidade + custos ocultos.

2. Que metodos de pagamento suportam no meu pais? Confirme Pix, boleto, cartoes locais, etc.

3. Como funcionam as tentativas de pagamentos com falha? Automaticas? Quantas? Configuraveis?

4. Os alunos podem atualizar seu metodo de pagamento sem minha intervencao?

5. Como e o processo de migracao de dados? Se voce tem alunos com cartoes salvos em outro sistema.

6. Quanto tempo o dinheiro leva para chegar na minha conta? Alguns processadores seguram por 7+ dias.

7. Que suporte eles oferecem? Se houver um problema com as cobrancas, eles respondem rapido?

Sinais de Alerta

Evite fornecedores que:

• Cobram taxas maiores que 3% em cartoes.
• Nao suportam o metodo de pagamento dominante no seu pais.
• Exigem contratos longos antes de testar.
• Nao conseguem mostrar o fluxo completo de pagamento com falha e recuperacao.
• Tem avaliacoes negativas sobre retencao de fundos ou suporte.

Implementando Seu Sistema de Pagamentos

Se Voce Esta Comecando do Zero

Semana 1: Definir estrutura de precos

• Escolha seu modelo de precificacao.
• Defina claramente o que cada plano inclui.
• Prepare materiais para comunicar os precos.

Semana 2: Selecionar e configurar software

• Avalie opcoes com as perguntas acima.
• Configure a conta e conecte o metodo de pagamento.
• Crie seus produtos/matriculas no sistema.

Semana 3: Configurar automacoes

• Sequencia de e-mails para pagamentos com falha.
• Configure tentativas automaticas.
• Defina regras de suspensao.

Semana 4: Migrar alunos

• Comunique a mudanca aos alunos atuais.
• Colete metodos de pagamento (cartoes, Pix, dados bancarios).
• Primeira cobranca automatica.

Se Voce Ja Tem um Sistema Manual

Passo 1: Auditar a situacao atual

• Quantos alunos estao com pagamento atrasado?
• Qual e sua taxa de recebimento atual?
• Quanto tempo voce gasta cobrando pagamentos?

Passo 2: Limpar dados antes de migrar

• Resolva pagamentos pendentes antes de trocar de sistema.
• Atualize informacoes de contato de todos os alunos.
• Cancele matriculas de alunos que nao treinam mais.

Passo 3: Migracao gradual

• Comece com novos alunos no sistema automatizado.
• Migre alunos existentes em grupos.
• Mantenha o sistema antigo ativo ate a migracao estar completa.

Recursos Relacionados

• Estruturando Planos de Mensalidade para BJJ (em breve)
• Comunicacao sobre Pagamentos Atrasados: Scripts Completos (em breve)
• Comparacao de Taxas de Processamento (em breve)
• Reduzindo Taxas de Pagamentos com Falha (em breve)
• Guia Completo de Gestao de Academias de BJJ
• Guia de Acompanhamento de Alunos

Este guia faz parte da Serie de Gestao de Academias do MatGoat. Para mais recursos sobre como administrar uma academia de BJJ de sucesso, explore nossos outros guias.