Controllare i pagamenti in sospeso e i promemoria automatici

Controllare le situazioni del mese

Apri Fatturazione allievi > Pagamenti in sospeso. La pagina richiede il permesso di registrare pagamenti e raccoglie situazioni da esaminare: quote non pagate, allievi senza piano, piani scaduti e, quando è disponibile Stripe, problemi di addebito o abbonamenti annullati seguiti da presenze.

Seleziona il mese e verifica se è attivo il filtro degli allievi con attività. Una persona può scomparire cambiando filtro senza che il pagamento sia stato risolto. I conteggi descrivono la consultazione attuale, non tutti i possibili saldi pendenti dell’accademia.

Verificare il motivo prima di sollecitare

1. Cerca l’allievo e apri il suo profilo pagamenti
2. Controlla categoria del problema e periodo interessato
3. Verifica pagamenti, assegnazione del piano, pause ed eventuali esenzioni
4. Se esiste copertura familiare, identifica anche il titolare che paga
5. Decidi se correggere un dato, contattare la persona o consultare Stripe

Un allievo senza piano non deve necessariamente la stessa quota di chi ha un addebito rifiutato. Non registrare un pagamento fittizio soltanto per eliminare un avviso. Se il denaro è già arrivato, individua prima la ricevuta e verifica se un collega lo ha registrato.

Preparare un promemoria personale

L’azione di contatto può aprire una conversazione con un testo di promemoria suggerito. Controlla destinatario ed eventuali importi o periodi indicati, poi adatta il messaggio prima di inviarlo. Aprire il modulo non invia la conversazione.

Nelle famiglie, il destinatario può essere il genitore o rappresentante che gestisce il pagamento. Evita indicazioni contraddittorie per allievo e pagatore. Chiarisci dubbi sulla copertura o accordi particolari prima di richiedere un altro pagamento.

Comprendere gli avvisi automatici

I promemoria delle quote manuali e gli avvisi per addebiti online non riusciti seguono percorsi diversi. L’invio dipende dalla situazione dell’allievo, dalle preferenze di notifica, dai recapiti e dalla configurazione dell’accademia.

Per le quote manuali MatGoat può utilizzare una notifica push oppure email secondo le opzioni disponibili. Disattivare le email non disattiva necessariamente tutti i canali. Il profilo permette di consultare la cronologia delle email automatiche quando una consegna è stata registrata.

Un promemoria non garantisce la lettura e non annulla automaticamente un abbonamento. Se Stripe mostra un pagamento ancora in elaborazione, verifica lo stato prima di chiedere un’altra operazione per la stessa quota.

Concludere la verifica

Dopo aver registrato un incasso reale, corretto il piano o risolto l’addebito online, torna allo stesso mese e agli stessi filtri. Verifica che la situazione rifletta i nuovi dati. Inviare un messaggio non salda da solo un debito.

Segui Registrare un pagamento in contanti, bonifico o Bizum per correggere un incasso in presenza oppure Assegnare, cambiare o rimuovere il piano di un allievo per controllare accesso e assegnazioni.