Riscuotere quote annuali per assicurazione, iscrizione e altri addebiti

Creare una quota annuale distinta dalla retta

Dalla schermata di controllo dei pagamenti apri Quote annuali. Questo strumento gestisce voci come assicurazione o iscrizione annuale con date e addebiti propri. Pagare una quota annuale non sostituisce la retta e non concede autonomamente accesso alle lezioni.

Prima di crearla definisci a chi si applica, l’importo e la data di riferimento di ciascun allievo. Il rinnovo segue l’anniversario di quella data; non presumere che tutti abbiano la stessa scadenza soltanto perché appartengono alla stessa accademia.

Configurare quota e allievi

1. Apri il modulo per una nuova quota annuale
2. Inserisci nome, categoria e importo
3. Seleziona gli allievi interessati
4. Controlla la data iniziale di ogni assegnazione
5. Verifica pagamento online e promemoria prima di salvare

La data di ingresso dell’allievo fornisce il riferimento iniziale quando non ne indichi un’altra. Controlla soprattutto allievi importati o presenti da tempo, perché quella data determina l’anniversario. Lo strumento non trasforma automaticamente tutti gli anni precedenti in debiti pendenti.

Dopo il salvataggio apri l’elenco e verifica gli addebiti creati. Ogni addebito conserva le informazioni del proprio periodo. Una modifica successiva del prezzo non va interpretata come una riscrittura di tutte le ricevute storiche.

Registrare il pagamento di un addebito

Apri un addebito in sospeso e seleziona Registra pagamento. Registra l’incasso tramite il percorso mostrato, controllando data e metodo. Quando viene proposto il collegamento a un pagamento esistente compatibile, utilizzalo per evitare un doppio incasso registrato.

Torna al profilo dell’allievo o all’elenco delle quote per verificare lo stato pagato. Se il denaro riguarda in realtà la retta, correggi la categoria prima di usarlo per saldare una quota annuale. Sono obblighi distinti nella cronologia.

Rinnovo e cambi degli allievi

Il rinnovo crea un nuovo addebito non pagato; non addebita automaticamente la carta dell’allievo. Questa distinzione permette di controllare gli importi e organizzare l’incasso tramite il canale appropriato alla scadenza.

Quando rimuovi un allievo dai rinnovi futuri o disattivi la quota, esamina gli addebiti già esistenti. Interrompere il rinnovo non cancella la cronologia e non restituisce importi incassati. Controlla le assegnazioni quando un allievo archiviato riprende gli allenamenti.

Pagamento online e avvisi

Il pagamento online richiede Stripe attivo e un addebito ancora non pagato. L’allievo o rappresentante autorizzato usa la sezione delle quote annuali per completare l’operazione. Se il pagamento online non è proposto, deve concordare l’incasso con l’accademia.

I promemoria dipendono dall’opzione attivata per quella quota e dalla possibilità di contattare il destinatario. Un avviso non segna l’addebito come pagato e non dimostra che il destinatario abbia completato il pagamento.

Prima di annunciare una quota annuale, controlla un allievo dell’elenco e verifica prossima data, importo e modalità di pagamento.