Cobrar cuotas anuales: seguro, matrícula y otros cargos

Crear una cuota anual separada de la mensualidad

Desde la pantalla de pagos, abre Pagos anuales. Esta herramienta permite gestionar conceptos como seguro o matrícula anual con sus propias fechas y cargos. Pagar una cuota anual no sustituye la mensualidad ni concede por sí solo acceso a clases.

Antes de crearla, define a quién se aplica, el importe y la fecha de referencia de cada alumno. La renovación se vincula al aniversario de esa fecha; no presupongas que todos los alumnos tendrán el mismo vencimiento por pertenecer a la misma academia.

Configurar la cuota y sus alumnos

1. Abre el formulario de nueva cuota anual
2. Introduce nombre, categoría e importe
3. Selecciona los alumnos a quienes se aplica
4. Revisa la fecha inicial de cada asignación
5. Comprueba las opciones de pago online y recordatorios antes de guardar

La fecha de entrada del alumno sirve como referencia inicial cuando no has indicado otra. Revisa especialmente los alumnos importados o antiguos, porque esa fecha determina el aniversario. La herramienta no convierte automáticamente todos los años anteriores en deudas pendientes.

Después de guardar, abre la lista y comprueba los cargos generados. Cada cargo conserva la información de su periodo. Una modificación posterior del precio de la cuota no debe interpretarse como una reescritura de todos los recibos históricos.

Registrar el pago de un cargo

Abre un cargo pendiente y selecciona Registrar pago. Registra el importe recibido mediante el recorrido mostrado y comprueba fecha y método. Cuando se ofrezca vincular un pago existente compatible, utiliza esa opción para evitar duplicar un cobro ya registrado.

Vuelve a la ficha del alumno o a la lista de cuotas para comprobar el estado pagado. Si el dinero corresponde realmente a una mensualidad, corrige el concepto antes de utilizarlo para saldar una cuota anual. Son obligaciones separadas dentro del historial.

Renovación y cambios de alumnos

La renovación genera un nuevo cargo pendiente; no ejecuta automáticamente un cargo en la tarjeta del alumno. Esta diferencia permite revisar los importes y gestionar el cobro por el canal adecuado cuando llega el vencimiento.

Al retirar a un alumno de futuras renovaciones o desactivar la cuota, revisa los cargos que ya existen. Detener la continuidad no equivale a borrar su historial ni a devolver importes cobrados. Comprueba las asignaciones cuando un alumno archivado vuelve a entrenar.

Pago online y avisos

La opción de pago online requiere Stripe activo y que el cargo siga pendiente. El alumno o representante autorizado utiliza la sección de pagos anuales para completar la operación. Si no se ofrece pago online, debe acordar el cobro con la academia.

Los recordatorios de vencimiento dependen de la opción activada para esa cuota y de la posibilidad de contactar al destinatario. Un aviso no marca el cargo como pagado.

Antes de anunciar una cuota anual, revisa un alumno de la lista y verifica su próxima fecha, importe y forma de pago.